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Forderungsmanagement, Rechnungs-, Einzugs- und Mahnprozess

Frage: Forderungsmanagement, Rechnungs-, Einzugs- und Mahnprozess
(20 Antworten)


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Hallo kann mir jemand bei dieser Fragestellung helfen:


Erstellen Sie 3 Szenarien für Störungen in Ihrem Rechnungs-, Einzugs- und Mahn- prozess und skizzieren Sie die von Ihnen sinnvoll geplanten Folgemaßnahmen bzw. die Reaktionen. Eine Störung kann z.B. ein Fehler in Ihrem Prozess oder auch ein Verhalten des Schuldners sein
Frage von Kartal | am 04.03.2023 - 22:32


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Antwort von matata | 05.03.2023 - 03:17
Wie
stellst du dir diese Hilfe vor? Was verstehst du nicht an der Aufgabenstellung oder am Text der Aufgabe?
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Antwort von cleosulz | 05.03.2023 - 09:08
Meinst du so etwas?
==>

Zahlung geht nicht ein, trotz ordnungsgemäßer Rechnungserstellung:

Rechnungsempfänger/ Debitor / Schuldner zahlt (überhaupt) nicht.

Rechnung wird erstellt.
Zahlung kommt nicht.
Mahnung geht raus.
Rechnungsempfänger/ Schuldner reagiert nicht.
Zweite / letzte Mahnung geht raus. Rechnungsempfänger/ Schuldner reagiert nicht.
Gerichtliches Mahnverfahren wird durchgeführt.

Rechnung kann nicht zugestellt werden.

Rechnung geht raus an die bekannte Kundenanschrift des Zahlungsempfängers.

Brief kommt zurück mit dem Vermerk:
"Empfänger unbekannt verzogen."
Rechnung kann also nicht zugestellt werden.

Kreditor / Rechnungsabteilung schreibt Einwohnermeldebehörde an und bittet um Auskunft aus der Meldekartei.
Dies löst eine Auskunftsgebühr aus, die der Antragsteller (Firma) bezahlen muss.

Rechnung geht an die neue Anschrift raus.

Prüfe: erhöht um den Aufschlag der Auskunftsgebühr?

Rechnung wird bezahlt.
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Antwort von cleosulz | 05.03.2023 - 09:53
Du brauchst 3 "Störungen". Ich hätte noch was => die SEPA-Lastschrift.

Auch hier kann es zu Problemen kommen:
Angegebene Bankverbindung passt nicht / existiert nicht (mehr) oder das dazugehörige Konto weist zum Zeitpunkt des Einzugs keine ausreichende Deckung auf, so dass die Lastschrift ebenfalls zurück an den Zahlungsempfänger (Rechnungssteller/Kreditor) geht.

www.hettwer-beratung.de

Eine sogenannte Rücklastschrift löst eine Gebühr aus, die dem Zahlungsempfänger (nicht dem Kontoinhaber/Debitor) in Rechnung gestellt wird.

Beschreibe die 3 Szenarien so wie es in der Aufgabe gefordert ist und stelle deinen Text in das Antwortfeld ein.
Ich schaue es mir dann gerne an.

Weitere "Störungen" könnten auch sein, dass der Kunde die Ware / Leistung nach Rechnungsstellung moniert und einen Nachlass fordert oder einen ungerechtfertigten Rabatt an der Rechnung abzieht und daher die Rechnung nicht vollständig ausgleicht.

Notiere dir mal, welche Schritte in der Buchhaltung dann erforderlich sind, um letztendlich alles schön in der Buchhaltung auszugleichen.

Auch ein ordnungsgemäßer Skonti nach der Rechnungsstellung muss buchhalterisch erfasst werden.
Tipp: Skonto wird immer vom Bruttobetrag der Rechnung abgezogen.
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Antwort von Kartal | 05.03.2023 - 11:33
Erstmal vielen Dank für die Antworten. Was ich nicht verstehe, welche Probleme mit Rechnungsprozess, Einzugprozess und Mahnprozess gemeint sind? Könntet ihr mir dazu Beispiele geben und wie man dieses Problem dann lösen kann konkret.


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Antwort von cleosulz | 05.03.2023 - 11:41
Hm, da habe ich nur "Ahnungen", da ich ich mich in BWL nicht wirklich auskenne. Buchführung kenne ich zwar, aber nur von der Schule her.

Was habt ihr denn bisher gemacht? Was war das Thema?
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Antwort von cleosulz | 05.03.2023 - 11:43
Im Normalfall läuft eine Buchführung problemlos in dem Rechnung geschrieben wird, gebucht und versendet wird und letztendlich bezahlt und gutgeschrieben wird.
Und Störung ist alles, was nicht "rund läuft".
Also z. B. kein Zahlungseingang. Aus welchem Grund auch immer.
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Antwort von Kartal | 05.03.2023 - 11:51
Wären diese Antworten so in Ordnung?

Rechnungsprozess=Rechnung wurde nicht korrekt erstellt und wird vom Schuldner erstmal auf die Seite gelegt.
Einzugprozess=Probleme mit Sepa, wie zum Beispiel das Mandat ist nicht gültig. Daher sollte das Unternehmen auf solche Kriterien achten, um Rücklastschriften zu vermeiden

Mahnprozess=Mahnungen müssen konsequent bearbeitet werden, um die Liquidität des Unternehmens zu sichern.


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Antwort von cleosulz | 05.03.2023 - 12:04
Die Fragestellung war ja:
Erstellen Sie 3 Szenarien für Störungen in Ihrem Rechnungs-, Einzugs- und Mahn- prozess und skizzieren Sie die von Ihnen sinnvoll geplanten Folgemaßnahmen bzw. die Reaktionen.

Eine Störung kann z.B. ein Fehler in Ihrem Prozess oder auch ein Verhalten des Schuldners sein

Die Antwort oben passt.
Du hast je eine Störung im Rechnungsprozess, im Einzugsprozess angegeben.

Im Mahnprozess hast du keine Störung benannt - nur erklärt, dass Mahnungen konsequent bearbeitet werden müssen, damit das Unternehmen zahlungsfähig bleibt.

Ich vermisse außerdem die sinnvoll geplanten Folgemaßnahmen bzw. die Reaktion, die ja auch gefragt sind.
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Antwort von cleosulz | 05.03.2023 - 12:04
Was machst du als Buchhaltung / Kreditor, wenn der Schuldner / Debitor eine Rechnung beanstandet?
Begriffe: Storno- oder Korrekturrechnung schon mal gelesen/gehört?

Hier findest du eine verständliche Erklärung, was innerhalb der Buchhaltung passiert:
www.billomat.com
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Antwort von Kartal | 05.03.2023 - 13:04
Ok was wäre eine Störung im Mahnprozess?

Folgemassnahme :
Rechnungsprozess, dass das Unternehmen darauf zu achten hat, Rechnungen richtig zu erstellen. Alle Pflichtangaben müssen enthalten sein.

Einzugprozess: Liste mit Kunden führen, deren Mandat älter wie 36 Monate sind. Kontakt zum Kunden aufnehmen um das Problem zu lösen.

Wäre das so gut?


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Antwort von cleosulz | 05.03.2023 - 13:51
Störung im Rechnungsprozess
=Rechnung wurde nicht korrekt erstellt und wird vom Schuldner erstmal auf die Seite gelegt -> nicht bezahlt.
= Schuldner fordert Rechnungsberichtigung
-> Rechnungssteller prüft Rechnung, stellt ggf. neue "berichtigte Rechnung" aus.

-> Rechnungsstorno in der Buchhaltung (alte Rechnung muss ausgebucht werden!)

-> berichtigte Rechnung wird dem Schuldner übersandt und neue Fristen laufen.

Störung im Einzugsprozess
= Probleme mit SEPA, Mandat ist nicht mehr gültig
Lösung: Liste mit Kunden führen, deren Mandat älter wie 36 Monate sind.

Kontakt zum Kunden aufnehmen um das Problem zu lösen => Neues SEPA-Mandat anfordern.

Anmerkung Cleosulz:
Das Mandat erlischt nur automatisch nach 36 Monaten, wenn 36 Monate nichts eingezogen wurde und bei wiederkehrenden oder dauerhaften Abbuchungen läuft das Mandat in der Regel so lange, bis es eine der Parteien widerruft.

=> immer alles genau lesen!
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Antwort von Kartal | 05.03.2023 - 14:05
Ok danke für deine Hilfe. Und was wäre eine Störung im Mahnprozess und die Folgemassnahme. Kannst du mir da auf die Sprünge helfen


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Antwort von cleosulz | 05.03.2023 - 14:14
Was genau mit "Störung im Mahnprozess" gemeint ist, kann ich auch nicht sagen.
Ist dies der Mahnprozess innerhalb der Buchhaltung?
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Antwort von cleosulz | 05.03.2023 - 14:29
Mahnungen sind eine schwierige Angelegenheit.
Möchte der Unternehmer doch das im zustehende Geld möglichst fristgerecht, aber auf der anderen Seite natürlich auch keinen künftigen Kunden mit allzu direkter Formulierung verscheuchen, nur weil der eine Zahlungsfrist übersehen hat.

Beachte die Reihenfolge:
  • Zahlungsstörung
  • kaufmännisches Mahnwesen / Mahnung oder Übergabe an Inkassounternehmen
  • gerichtliches Mahnverfahren / Klage

  • Kritische Fälle beschleunigt und effizient behandeln.
    Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten: Telefonanruf, Brief, Zahlungsbedingungen anpassen (evtl. Gewährung von Ratenzahlung), neue Zahlungsfrist.

    Eine Störung im Mahnprozess könnte jetzt sein, dass der Zahlungspflichtige unbekannt verzogen ist.
    =>weitere Verfahrensweise wie oben: Rechnung konnte nicht zugestellt werden.

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    Antwort von Kartal | 05.03.2023 - 14:57
    Ja mit Mahnprozess sind die einzelnen Mahnstufen gemeint. Aber Buchhaltung hatten wir bisher nicht. Mahnprozess
    Zahlungspflichtiger unbekannt umgezogen-> Rechnung kann nicht zugestellt werden
    Was könnte ich als folgemassnahme notieren


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    Antwort von cleosulz | 05.03.2023 - 15:19
    Zahlungsstörung
    Mahnung geht raus (Brief)
    Störung im Mahnprozess: => Brief kommt zurück mit Vermerk "Empfänger unbekannt verzogen"

    -> Anfrage Einwohnermeldeamt => Einfache Melderegisterauskunft
    -> erneute Zustellung der Mahnung

    Melderegisterauskunft

    Was mir sonst noch in den Sinn kommt:
    -> Rechnung wird gestellt.
    -> Rechnung wird abgeschickt.
    Zahlungsstörung = Zahlungsfrist verstreicht ohne Zahlung
    -> Mahnung (Brief) geht raus an Schuldner / Debitor

    Schuldner / Debitor macht Mängel geltend oder moniert Rechnungshöhe
    => Das wäre ja dann auch eine "Störung im Mahnprozess" oder?

    Wie würde dann die Buchhaltung reagieren?
    Im Stadium "Mahnung" auf eine Rechnungsmonierung?
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    Antwort von Kartal | 05.03.2023 - 16:06
    Ich würde bei Mahnprozess folgendes schreiben.

    Das Unternehmen sollte Mahnungen rechtzeitig verschicken und nicht allzu lange damit warten. Da der Kunde sich dann denkt, Abwarten bis die nächste Mahnung kommt.die nehmen das eh nicht so genau. Dieser Eindruck wird erweckt. Und dazu wäre die Folgemassnahme eine konsequente Mahnbearbeitung. Oder habe ich einen denk fehler


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    Antwort von cleosulz | 05.03.2023 - 16:18
    Was verstehst du unter konsequente Mahnbearbeitung?
    Vergiss nicht deine Aufgabenstellung, siehe oben!
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    Antwort von Kartal | 05.03.2023 - 16:50
    Mit der konsequenten Mahnbearbeitung meine ich das die Mahnungen ohne Verzug verschickt werden an den Schuldner. Sodass die Liquidität des Unternehmens gesichert werden kann.


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    Antwort von cleosulz | 05.03.2023 - 18:51
    Zitat:
    Ich würde bei Mahnprozess folgendes schreiben.

    Das Unternehmen sollte Mahnungen rechtzeitig verschicken und nicht allzu lange damit warten. Da der Kunde sich dann denkt, Abwarten bis die nächste Mahnung kommt.die nehmen das eh nicht so genau. Dieser Eindruck wird erweckt. Und dazu wäre die Folgemassnahme eine konsequente Mahnbearbeitung.

    Du solltest ja als Aufgabe eine Störung zum Mahnprozess finden.
    Und dann

    Zitat:
    ....skizzieren Sie die von Ihnen sinnvoll geplanten Folgemaßnahmen bzw. die Reaktionen.
    die Folgemaßnahmen und Reaktionen aufzeigen.

    Eine mögliche Störung im Mahnprozess könnte sein (m)ein Beispiel:
    Die Mahnung an den Schuldner/Debitoren kommt als unzustellbar zurück.

    Was machst DU als Buchhaltung?
    Was ist eine sinnvoll geplante Folgemaßnahme / die Reaktion der Buchhaltung/Mahnabteilung?

    Ich würde sagen: Die Buchhaltung versucht die neue Anschrift des Schuldners zu ermitteln. => deshalb die Meldeauskunft
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